PENERAPAN TEKNOLOGI CLOUD COMPUTING DI UNIVERSITAS Studi Kasus: Fakultas Teknologi Informasi UKDW

Peran yang dimiliki oleh Perguruan Tinggi dalam pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi di masyarakat pada suatu negara sudah tidak diragukan lagi. Kolaborasi yang terjadi antara universitas, pemerintah, industri, peneliti, dan mahasiswa telah terbukti memberi kontribusi dan dampak yang nyata pada masyarakat dan memberi dampak yang signifikan pada dunia ekonomi. Dalam beberapa tahun terakhir, universitas bertransformasi menjadi universitas yang berbasis riset (Mircea M., GhilicMicu B, & Stoica M, 2011).

Perguruan tinggi di Indonesia masih menghadapi banyak tantangan untuk mengadopsi teknologi baru untuk mendukung layanan pendidikan yang berkualitas. Proses adaptasi teknologi baru pada PT bejalan relatif lambat, salah satunya dikarenakan mahalnya pengadaan infrastruktur IT. Transformasi yang dilakukan membutuhkan biaya dan investasi yang sangat besar yang tentu saja sulit untuk dipenuhi oleh kebanyakan perguruan tinggi di Indonesia yang mempunyai keterbatasan dana. Dana hibah dari pemerintah juga dirasa tidak cukup dan tidak semua dana hibah tersebut dapat diwujudkan dalam bentuk infrastruktur IT. Dengan kondisi finansial yang terbatas departemen IT dari perguruan tinggi di Indonesia dituntut untuk mengelola dan megalokasikan anggaran secara efektif dan efisien

Beberapa tahun terakhir konsep Cloud Computing sudah banyak menarik minat dunia industri dan pendidikan. Solusi berbasis cloud sepertinya menjadi kunci bagi organisasi IT yang mempunyai masalah keterbatasan anggaran (Teng & Magoules, 2010). Cloud Computing merupakan          paradigma yang baru dalam komputasi terdistribusi menyajikan banyak ide, konsep, teknologi, dan tipe arsitektur yang disajikan secara service-oriented.

Menurut Foster Cloud Computing adalah “Paradigma komputasi terdistribusi dalam skala yang besar yang dilatar belakangi oleh faktor ekonomi, yang mana berisi kumpulan dari virtualisasi abstrak, skalabilitas yang dinamis, pengaturan kekuatan komputasi, tempat penyimpanan, platform, dan layanan yang dapat diakses sesuai dengan kebutuhan oleh pelanggan eksternal melalui media Internet” (Foster et al., 2008). Jurnal EKSIS Vol 08 No 01 Mei 2015: halaman 29-36 30 Pengguna dapat mengakses sumber daya tersebut melalui koneksi jaringan Internet berkecepatan tinggi tanpa harus terkoneksi secara langsung dengan perangkat keras yang menyimpan sumber daya tersebut. Karena proses komputasi berada pada remote server, maka kebutuhan perangkat keras dan perangkat lunak untuk mengakses sumber daya lebih rendah, yang mana dapat mengurangi biaya dan proses perawatan (Erenben, 2009).

Untuk beberapa alasan yang telah disebutkan maka seharusnya Cloud Computing menjadi solusi yang menarik bagi perguruan tinggi di Indonesia yang ingin mengurangi anggaran dibidang IT. Mahasiswa saat ini tidak dapat hidup jauh dari Internet. Melalui program seperti facebook, twitter, instagram, dan gmail, mahasiswa sudah terbiasa untuk menggunakan layanan teknologi berbasis cloud computing (Ercan, 2010). Oleh sebab itu mahasiswa berharap untuk dapat mengakses layanan teknologi digital di lingkungan kampus dimanapun dan kapanpun, termasuk layanan cloud yang mendukung media sosial. Sebagai tambahan, ada beberapa riset yang menunjukan bahwa solusi berbasis cloud sangat efektif untuk mendukung pembelajaran yang koorperatif dan kolaboratif (Thorsteinsson, 2010). Dari data statistik yang diperoleh pada penelitian di lingkungan universitas, ditemukan bahwa dengan menggunakan Cloud Computing maka 40% biaya dapat direduksi tanpa mengurangi efektifitas, juga meningkatkan efisiensi penggunaan sumber daya. Sudah dibuktikan bahwa penggunaan pembelajaran eletronik berbasis cloud akan meningkatkan waktu belajar dari 25% sampai dengan 50% (Praveena & Betsy, 2009).

METODE

Untuk mengetahui arsitektur dan penerapan strategi teknologi Cloud Computing pada Universitas, akan digunakan metode studi literatur. Pencarian literatur dengan topik cloud computing dan edukasi dilakukan dengan mencari artikel dari jurnal IEEE dan ScienceDirect selama periode tahun 2009 sampai dengan tahun 2012. Kata kunci yang digunakan adalah “cloud computing”, “cloud in education education”, “cloud architecture”, “cloud strategy” dan “cloud in university”. Dari hasil pencarian di kedua jurnal dengan kata kunci yang sudah ditentukan, maka ditemukan lebih dari 50 artikel. Dari hasil pencarian tersebut kemudian dipilih artikel yang memang memiliki korelasi kuat dengan topik yang akan dibahas yaitu penerapan teknologi cloud computing di Universitas. Cara penyaringan artikel tersebut adalah dengan membaca bagian abstrak keyword. Selain menggunakan data yang diperoleh dari studi literatur di jurnal, metode pendukung yang digunakan adalah dengan melakukan pengamatan penerapan teknologi cloud computing di Universitas dengan mengambil studi kasus penerapan cloud computing pada Fakultas Teknologi Informasi Universitas Kristen Duta Wacana.

MANFAAT CLOUD

Computing untuk Universitas Banyak manfaat dari penerapan cloud computing di Universitas. Manfaat ini dirasakan langsung oleh semua pihak yang terlibat dalam lingkungan universitas seperti mahasiswa, dosen, staf IT, staf administratif, hingga jajaran direksi universitas. Namun tidak semua pihak mendapatkan manfaat yang sama dari cloud computing, ada yang merasakan manfaat dari sisi peningkatan kualitas media belajar dan mengajar, ada juga yang mendapatkan manfaat dari sisi ekonomi seperti penghematan sumber daya, dan ada yang mendapatkan manfaat dari sisi kemudahan perawatan aplikasi dan infrastruktur. On IaaS PaaS SaaS Premise Appli cation Runti me App Services OS Hard ware Appli cation Runti me App Services OS Hard ware Appli cation Runti me App Services OS Hard ware Appli cation Runti me App Services OS Hard ware

Gambar 1. 

Struktur pengguna layanan cloud computing di Universitas Cloud Computing menyediakan banyak layanan online yang dapat membantu pihak Universitas untuk mendukung skenario proses belajar dan mengajar secara lebih luas. Aplikasi yang disediakan umumnya adalah aplikasi berbasis web yang mudah untuk diakses dari mana saja, kapan saja melalui media Internet (Wu & Huang, 2011).

Gambar 2. 

Layanan cloud yang diakses oleh pengguna di lingkungan Universitas Ada banyak layanan cloud computing (Google Docs, Dropbox, dll) yang sudah banyak digunakan di Universitas karena aplikasi tersebut murah, mudah digunakan, dan dapat diandalkan. Mahasiswa umumnya juga sudah terbiasa dengan berbagai layanan tersebut sehingga lebih mudah beradaptasi jika aplikasi tersebut digunakan dalam proses belajar dan mengajar di lingkungan Universitas. High availability, low response time, dan scalability adalah beberapa kelebihan yang ditawarkan oleh layanan cloud computing ini, yang membuat layanan ini sangat menarik untuk diimplementasikan di dunia pendidikan terutama Universitas.

Aplikasi umum seperti Google Apps for Education atau Microsoft Office 365 menawarkan aplikasi online untuk mendukung produktifitas seperti penggunaan word processing, spread sheet, dan presentation yang dapat digunakan di kelas. Pengajar dapat menggunakan teknologi tersebut dalam berbagai cara, sebagai contoh pengajar menggunakan Google Spreadsheet untuk menampilkan nilai yang di bagikan secara online kepada mahasiswa (Blood, 2011). Dosen dan mahasiswa juga dapat menggunakan akun Google atau Microsoft untuk email yang dikombinasikan dengan nama domain dari institusi tersebut (Sclater, 2010), menggunakan media video streaming.

KELEBIHAN DAN KELEMAHAN CLOUD

FTI UKDW mencoba untuk menyeragamkan layanan email berbasis cloud computing ini di lingkungan fakultas. Staf dilingkungan fakultas dibuatkan email dengan domain staff.ukdw.ac.id, dan mahasiswa diberikan email dengan domain ti.ukdw.ac.id untuk jurusan Teknik Informatika dan domain si.ukdw.ac.id untuk jurusan Sistem Informasi. Setelah menerapkan layanan email berbasis cloud selama kurang lebih satu semester, maka dari pengamatan yang dilakukan ditemukan bahwa penerapan layanan ini mempunyai banyak manfaat dan kelebihan yaitu:

a. Mahasiswa lebih sering mengakses email dibandingkan dengan sebelum menggunakan layanan Google Apps. Mahasiswa berpendapat bahwa layanan email yang baru lebih dapat diandalkan, mempunyai kapasitas penyimpanan yang lebih besar, memiliki antar muka pengguna yang lebih mudah digunakan, dan dapat diakses dari berbagai perangkat bergerak yang mereka miliki seperti smartphone dan tablet.

b. Staf universitas terutama tenaga administrator dan dosen juga berpendapat bahwa layanan yang baru lebih dapat diandalkan dan lebih mudah untuk digunakan. Beberapa dari mereka juga berpendapat bahwa penggunaan layanan yang baru lebih mudah karena terintegrasi dengan layanan yang lain seperti google docs untuk penyimpanan dan pengaksesan data.

 c. Karena berbasis cloud computing maka layanan ini tidak penah terganggu seperti layanan sebelumnya, sebagai contoh pada saat listrik padam.

d. Kapasistas penyimpanan yang besar. Karena Google Apps for Education sendiri memberikan kapasitas yang tidak terbatas (unlimited) sehingga pengguna tidak perlu risau karena kehabisan tempat penyimpanan.

e. Dari segi ekonomi,

layanan ini juga sangat menguntungkan karena tidak perlu menyediakan server khusus untuk mail server, tidak perlu tenaga untuk perawatan server, tidak perlu membeli hardisk dengan kapasitas besar untuk media penyimpanan. Selain layanan email berbasis cloud, FTI UKDW juga sudah mulai memanfaatkan layanan cloud yang lain seperti google docs untuk media penyimpanan dokumen. FTI mempunyai masalah dalam melakukan pengarsipan dokumen karena banyaknya dokumen yang harus dikelola seperti berkas kepangkatan dosen, berkas sertifikasi dosen, surat tugas, berkas akreditasi jurusan, dan masih banyak dokumen yang lain. Dengan layanan penyimpanan dokumen berbasis cloud ini beberapa staf admin fakultas dan staf dosen berpendapat bahawa layanan ini memiliki banyak keunggulan dibandingkan dengan penyimpanan berkas elektronik ke komputer server lokal. Beberapa keuntungan yang didapatkan adalah;

 a. Tidak membutuhkan server/komputer lokal untuk menyimpan berkas elektronik.

b. Berkas  elektronik dapat diakses dari mana saja dan kapan saja.

c. Tidak membutuhkan backup data di komputer lokal, karena semua data sudah berada di cloud.

d. Kapasistas penyimpanan yang besar. 

e. Dimungkinkan untuk melakukan kolaborasi antar pengguna pada saat bekerja dengan dokumen tertentu.

Karena keberhasilan dalam penerapan layanan email berbasis cloud di lingkungan FTI UKDW maka pihak fakultas diharapkan dapat merekomendasikan penggunaan layanan ini sampai pada level universitas, sehingga layanan ini dapat digunakan dan dirasakan manfaatnya oleh semua fakultas di UKDW.

KELEMAHAN  CLOUD

Namun ada beberapa isu yang perlu diperhatikan oleh pihak universitas dalam penggunaan layanan ini. Isu utama adalah kerahasiaan data, walaupun pihak penyedia layanan sudah memiliki standarisasi dan penjaminan keamanan data namun untuk data yang sifatnya sangat konfidensial.

KESIMPULAN

Cloud Computing adalah paradigma komputasi baru yang menjanjikan dan merupakan teknologi masa depan yang menyediakan banyak layanan komputasi yang belum pernah dirasakan sebelumnya. Pada artikel ini sudah banyak membahas arsitektur cloud computing dan beberapa contoh penerapan penggunaan layanan tersebut khususnya di bidang pendidikan.

Beberapa contoh yang disajikan dan studi kasus penerapan layanan cloud pada FTI UKDW menunjukan banyak manfaat yang diperoleh dalam penggunaan layanan cloud computing di lingkungan universitas. Penggunaan layanan SaaS cloud computing seperti email dan penyimpanan dokumen dapat menghemat biaya yang dikeluarkan oleh pihak universitas unuk pengadaan infrastuktur berupa perangkat keras dan tenaga perawatan infrastruktur.

 Layanan ini juga lebih dapat diandalkan karena dikelola secara profesional oleh vendor yang terpercaya seperti Google atau Microsoft. Selain layanan berbasis SaaS seperti email dan media penyimpanan berbasis cloud, universitas juga dapat mengeksplorasi lebih lanjut penggunaan teknologi cloud computing untuk layanan IaaS dan PaaS.

Universitas dapat mulai mencoba mempertimbangkan untuk melakukan migrasi beberapa server atau aplikasi sistem informasi yang saat ini masih dikelola di server lokal kedalam layanan berbasis cloud. Untuk itu universitas juga perlu menyiapkan tenaga ahli dibidang cloud computing untuk migrasi aplikasi yang sudah ada kedalam cloud. Langkah ini diharapkan juga dapat memberi manfaat yang sama seperti layanan SaaS yang sudah digunakan sebelumnya. Untuk data atau informasi yang sifatnya konfidensial, universitas dapat menerapkan arsitektur berbasis hybrid cloud, sehingga data konfidensial masih dapat disimpan secara on-premise, sedangkan aplikasi yang lain sudah memanfaatkan teknologi cloud secara maksimal.